Méthodologie d'une procédure de travail

LES PROCEDURES DE TRAVAIL

1)- DEFINITION

Une procédure est une règle écrite d’organisation qui détermine les modalités de fonctionnement, les responsabilités et les démarches à entreprendre pour parvenir à un but

Elle doit permettre de répondre systématiquement et pour chaque exigence aux questions suivantes :

- QUI FAIT QUOI et avec quelle RESPONSABILITES ?

- Où, QUAND, COMMENT et AVEC QUOI ?

Pour chaque exigence, il importe qu’une réponse complète soit donnée à chacune de ces questions. Cette réponse doit être organisée pour aller du général au particulier, et les éléments de la réponse doivent être reliés entre eux.

Il existe 2 types de procédures :

Règles à suivre pour traiter un sujet donné

            Définitions de responsabilités

            Définitions de circuits

            Imprimés / documents à utiliser

Instructions techniques pour effectuer une opération

            Modes opératoires

            Modes d’emploi

2)- UTILITE DES PROCEDURES

Une procédure est élaborée lorsqu’il s’agit d’écrire une façon de procéder/travailler répétitive de manière à :

- assurer la qualité du résultat.

- permettre le remplacement dans des conditions efficaces de tel ou tel agent indisponible momentanément ou définitivement.

- sauvegarder le savoir-faire de l’entreprise.

- éviter toute dérive.

- éviter toute évolution dans la façon d’agir sans qu’elle n’ait été mûrement réfléchie.

- permettre dans le cas d’une opération complexe et intéressant plusieurs postes de travail ou plusieurs services d’ordonner leurs actions.

En outre, l’écriture des procédures permet de réfléchir sur ce que l’on fait, et de vérifier le bien-fondé des méthodes en vigueur, ce qui conduit généralement à une remise en cause et à une évolution plus ou moins profonde.

3)- CONTENU DES PROCEDURES

Il est important qu’au sein d’une même entreprise toutes les procédures aient une présentation et une structure bien définies.

L’utilisation d’un plan type est particulièrement souhaitable. L’idéal étant qu’un responsable (responsable qualité dans une entreprise en démarche d’assurance qualité) établisse en collaboration avec les autre services, une procédure qui servira de fil conducteur et évitera toute hétérogénéité des procédures.

Présentation des procédures :

D’une manière générale, les procédures sont présentées de la manière suivante :

- en haut de la page un cadre permettant de faire apparaître le titre, le numéro d’identification, la page, le nombre de pages, l’indice de révision

- en bas de la page, un autre cadre permettant de faire apparaître la date d’établissement de la procédure, le nom du rédacteur, le visa du responsable de service...

Il est souhaitable de prévoir une première page comportant en plus de ces renseignements, des rubriques permettant :

            - d’identifier les destinataires (pour action ou information)

            - de préciser la date d’application

            - de faire la synthèse des modifications successives

Plan type :

A titre d’exemple, le plan type suivant peut être adopté

-                  objet de la procédure

-                  définitions

-                  domaine d’application

-                  document(s) de référence

-                  description détaillée de la procédure

-                  imprimés spécifiques et schémas de circulation

Explication des rubriques du plan-type

Objet de la procédure : la raison d’être de la procédure et le but poursuivi par cette dernière. Elle est importante car elle permet de faire comprendre à l’utilisateur le « pourquoi » et la « philosophie » de l’action décrite dans la procédure.

Définitions : tout(s) terme(s) nouveau(x) particuliers ou spécifiques ainsi que les abréviations doivent être définis.

Domaine d’application : préciser le produit, le service, l’usine, l’atelier concernés....

Documents de référence : documents de référence utilisés dans la procédure, tel que les normes AFNOR, ISO, un texte de loi, ...

Description détaillée de la procédure : il s’agit là de la procédure proprement dite

-       définir les responsabilités (désigner le responsable par sa fonction ou son titre)

-       décrire la démarche à effectuer, préciser les instruments utilisés

-       indiquer les documents utilisés et les personnes à qui ils sont transmis

-       en un mot : QUI FAIT QUOI, OU, QUAND, COMMENT, AVEC QUOI ?

Chaque fois que cela est possible, il y a tout intérêt à prévoir l’utilisation d’un imprimé qui schématise la marche à suivre, donner des exemples…

Une procédure doit être claire et explicative, ne pas rebuter le lecteur. Elle doit être facilement compréhensible pour tous les utilisateurs.

4)- IDENTIFICATION DES PROCEDURES

Toute procédure doit avoir une référence d’identification. Celle-ci peut avoir différentes formes : séquentielle, significative, alphanumérique.

Cette identification doit être mentionnée sur chacune des pages de la procédure. Elle peut permettre de connaître, soit le sujet auquel elle se rapporte, soit le service émetteur.

Par exemple : on peut les identifier

- E pour Etude, F pour Fabrication, Q pour qualité, A pour achats…

La procédure E 005 signifie : «procédure N° 5 relative aux études »

On peut aussi  les identifier par service émetteur :

- BE pour Bureau d’Etudes, AQ pour Assurance Qualité, QC pour Contrôle Qualité

De la même façon que les procédures, les imprimés, les fiches, les tableaux,... doivent être identifiés.

Les documents utilisés dans l’application d’une procédure doivent être identifiés en rappelant dans leurs numéros d’identification, le numéro de la procédure à laquelle ils se rattachent.

D1 AQ 1 est le document 1 qui se rattache à la procédure AQ1

5)- EVOLUTION DES PROCEDURES

Une procédure est un document vivant qui  suit l’évolution de l’entreprise et qui doit être tenu à jour.

Un examen périodique (tous les ans par exemple) doit être fait systématiquement et l’on doit se poser les questions suivantes :

- la procédure est-elle toujours applicable ?

- des modifications de structures de l’entreprise n’ont-elles pas de répercussion sur la procédure ?

- les changements de personnes ou de moyens dans un service concerné ne doivent-ils pas entraîner une adaptation ?

- les imprimés à remplir sont-ils toujours adaptés

- les audits effectués nécessitent-ils de modifier la procédure ?...

La modification de la procédure doit suivre les mêmes règles que celle de son élaboration.

Les éditions antérieures seront archivées et les synthèses de modifications successives devront figurer sur l’édition en vigueur.

6)- QUI EST RESPONSABLE DE L’ELABORATION DES PROCEDURES ?

Il faut tenir compte de nombreux critères :

Trois solutions peuvent être envisagées pour l’établissement des procédures

Établissement par un organisme central (service qualité par exemple)

Avantages :

-       présentation uniforme

-       grande probabilité d’élaboration. Le responsable Qualité est normalement conscient de la nécessité de procédures et consacre le temps nécessaire à leur élaboration.

-       cohérence des procédures avec la politique de l’entreprise

-       interfaces entre les services mieux maîtrisés.

Établissement par un organisme extérieur (stagiaire, organisme extérieur,...)

Avantages :

-       responsabilité du rédacteur

-       obligation d’aboutir dans un délai donné

Établissement par les responsables chargés d’appliquer ou de faire appliquer les procédures

Avantages :

-       le responsable connaît bien le sujet

-       la réflexion nécessaire pour l’écriture de la procédure oblige le responsable à analyser le fonctionnement de son service et par là même à l’améliorer

-       la motivation du responsable au moment de l’application sera meilleure

-       meilleure écoute et meilleure volonté de la part des subordonnés puisque la procédure est écrite par le hiérarchique.

Dans la majorité des cas, il est souhaitable :

De faire établir les procédures par les responsables de leur application, en collaboration avec le responsable chargé des procédures dans l’entreprise. Cette méthode permet de :

            - respecter le pouvoir de décision des responsables de service

            - assurer l’homogénéité des procédures

            - éviter toute dérive par rapport à la politique de l’entreprise

7)- APPLICATION DES PROCEDURES

Il est primordial de s’assurer en permanence que les procédures sont bien appliquées, qu’elles sont adaptées et atteignent le but pour lequel elles ont été élaborées.

Pour ce faire, il est souhaitable d’effectuer des audits périodiques.

Au cours de cet audit on vérifiera :

- que ce sont bien les procédures en vigueur qui sont utilisées

- que la procédure est bien appliquée et sinon, on déterminera les causes de leur non application afin d’apporter le remède adapté. On modifiera la procédure si nécessaire.

- que les objectifs visés n’ont pas changé et que la procédure correspond bien à la réalité, sinon, il faudra la modifier.